क्या आप भी जीमेल (Gmail) का इस्तेमाल सिर्फ मेल भेजने या पढ़ने तक ही सीमित रखते हैं? अगर हां, तो आप अकेले नहीं हैं. दुनिया भर में जीमेल के 1.8 अरब (180 करोड़) से ज्यादा यूजर्स हैं, लेकिन इनमें से ज्यादातर लोग इसके कई छिपे हुए और काम के फीचर्स से पूरी तरह अनजान हैं.
इसी बात को लेकर एआई क्रिएटर और एक्स (ट्विटर) यूजर दर्शल जैतवार (Darshal Jaitwar) ने हाल ही में एक पोस्ट शेयर किया, जो सोशल मीडिया पर काफी वायरल हो रहा है. उन्होंने जीमेल की ऐसी 10 स्मार्ट और आसान ट्रिक्स बताई हैं, जो आपके इनबॉक्स के कचरे को साफ करने के साथ-साथ आपका रोजाना का घंटों का वक्त बचा सकती हैं.
यहां वायरल पोस्ट देखें
आइए जानते हैं जीमेल के इन 10 धांसू हैक्स के बारे में!
1. गलत ईमेल भेज दिया? 30 सेकंड के अंदर करें ‘Undo’
कई बार हम जल्दबाजी में आधा-अधूरा या बिना अटैचमेंट के ही ईमेल भेज बैठते हैं. ऐसे में शर्मिंदगी से बचने के लिए जीमेल का “Undo Send” फीचर वरदान है.
- कैसे काम करता है: सेटिंग्स में जाकर आप अन-डू की समय सीमा (5, 10, 20 या 30 सेकंड) चुन सकते हैं. मेल भेजते ही स्क्रीन पर नीचे ‘Undo’ का बटन दिखता है, जिसे दबाते ही भेजा गया मेल वापस आ जाता है.
2. एक झटके में साफ करें फालतू प्रमोशनल मेल्स
अगर आपका इनबॉक्स भी अनचाहे विज्ञापनों और प्रमोशनल मेल्स से भरा पड़ा है, तो एक-एक करके डिलीट करने की जरूरत नहीं है.
- ट्रिक: जीमेल के सर्च बार में जाकर “unsubscribe” टाइप करें और एंटर दबाएं. आपके सामने वे सभी मार्केटिंग मेल्स आ जाएंगे जिनमें अनसब्सक्राइब का लिंक है. अब आप इन्हें ‘Select All’ करके एक साथ डिलीट या आर्काइव कर सकते हैं.
3. सीक्रेट ईमेल भेजें, कोई नहीं कर पाएगा कॉपी या फॉरवर्ड
अगर आप कोई संवेदनशील या सीक्रेट जानकारी भेज रहे हैं, तो जीमेल के ‘Confidential Mode’ का इस्तेमाल करें.
- फायदे: मेल कंपोज करते वक्त नीचे दिख रहे पैडलॉक (ताले) के आइकन पर क्लिक करें. इसके बाद पाने वाला व्यक्ति उस मेल को फॉरवर्ड, कॉपी, प्रिंट या डाउनलोड नहीं कर पाएगा. आप चाहें तो इस मेल में एक्सपायरी डेट भी सेट कर सकते हैं.
4. बिना इंटरनेट के भी चलाएं जीमेल
क्या आप जानते हैं कि बिना वाई-फाई या मोबाइल डाटा के भी जीमेल पर काम किया जा सकता है?
- कैसे करें चालू: सेटिंग्स में जाएं और “Offline” मोड को इनेबल कर दें. इसके बाद आप इंटरनेट न होने पर भी पुराने मेल्स पढ़ सकते हैं, सर्च कर सकते हैं और नए मेल ड्राफ्ट कर सकते हैं. जैसे ही फोन या लैपटॉप ऑनलाइन आएगा, आपके ड्राफ्ट किए गए मेल्स अपने आप सेंड हो जाएंगे.
5. सही समय पर पहुंचेगा मेल: शेड्यूल करना सीखें
अलग-अलग टाइम जोन में काम करना हो या देर रात काम करते वक्त बॉस को सुबह मेल भेजना हो- “Schedule Send” फीचर बड़े काम का है.
- तरीका: ‘Send’ बटन के बगल में बने तीर (Drop-down arrow) पर क्लिक करें और अपनी पसंद की तारीख व समय चुनकर मेल शेड्यूल कर दें.
6. जो मेल अभी जरूरी नहीं, उसे करें ‘Snooze’
अगर आपके पास कोई ऐसा ईमेल आया है जिसका जवाब आप बाद में देना चाहते हैं, लेकिन अभी उसे इनबॉक्स में देखकर ध्यान भटकाना नहीं चाहते, तो उसे Snooze कर दें.
- कैसे इस्तेमाल करें: मेल पर होवर करें और घड़ी के आइकन पर क्लिक करके टाइम सेट कर दें. वह मेल आपके इनबॉक्स से गायब हो जाएगा और तय समय पर दोबारा नए मेल की तरह सबसे ऊपर आ जाएगा.
7. ‘Labels’ से सजाएं अपना डिजिटल दराज
जीमेल में पुराने जमाने के फोल्डर्स की जगह Labels का इस्तेमाल होता है.
- खासियत: आप “Work”, “Travel” या “Personal” नाम के अलग-अलग कलर्ड लेबल्स बना सकते हैं. मजेदार बात यह है कि एक ही ईमेल को एक से ज्यादा लेबल्स में भी डाला जा सकता है.
8. बार-बार एक ही बात टाइप करने का झंझट खत्म: बनाएं Templates
अगर आपको रोजाना एक ही तरह के जवाब या फॉर्मेट वाले मेल्स भेजने पड़ते हैं, तो बार-बार टाइप करने में समय बर्बाद न करें.
- ट्रिक: सेटिंग्स में ‘Advanced’ टैब में जाकर Templates को इनेबल करें. अब अपना मनपसंद मैसेज लिखकर उसे टेम्पलेट के रूप में सेव कर लें और अगली बार एक क्लिक में इस्तेमाल करें.
9. डिलीट नहीं, ‘Archive’ करें जरूरी मेल्स
इनबॉक्स खाली करने के चक्कर में कई बार हम जरूरी मेल्स डिलीट कर बैठते हैं.
- समझदारी: किसी भी जरूरी मेल को डिलीट करने के बजाय Archive करें. इससे वह आपके मेन इनबॉक्स से हट जाएगा लेकिन आपके जीमेल अकाउंट में हमेशा के लिए सुरक्षित रहेगा और सर्च करने पर आसानी से मिल जाएगा.
10. शॉर्टकट्स सीखें और बनें जीमेल के ‘सुपरमैन’
अगर आप माउस के बिना फटाफट काम करना चाहते हैं, तो जीमेल के Keyboard Shortcuts चालू कर लें.
- कैसे चालू करें: सेटिंग्स में जाकर ‘Keyboard shortcuts’ को ON करें. इसके बाद जीमेल पर रहते हुए अपने कीबोर्ड पर बस
Shift + ?दबाएं, आपके सामने सारे शॉर्टकट्स की पूरी लिस्ट आ जाएगी.
आसान हो जाएगा आपका मेल मैनेजमेंट
डिजिटल दौर में वक्त ही सबसे बड़ा धन है. जीमेल के ये 10 छोटे-छोटे फीचर्स भले ही दिखने में मामूली लगें, लेकिन इन्हें अपनी आदत में शामिल करने के बाद आपका मेल मैनेजमेंट बेहद आसान हो जाएगा. आज ही इनमें से दो-तीन ट्रिक्स ट्राई कीजिए और अपने काम को बनाइए सुपर-स्मार्ट!
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